Duas palavrinhas sobre GTD
Qualquer um que trabalha sabe o quanto é fácil acumular tarefas que precisam ser feitas.
Dia após dia, hora após hora elas vão surgindo, mais simples ou mais complexas, e a única coisa que se pode afirmar a respeito delas com toda certeza é que, caso nada seja feito, acabarão se acumulando em uma pilha enorme, tudo para que constatemos — muitas vezes tarde demais — que os prazos prometidos originalmente já estouraram, ou que ações antes importantes se tornaram urgentes num mero piscar de olhos.
De uns dois anos e meio pra cá, com minha carga de responsabilidades aumentando progressivamente no trabalho, me dei conta de que eu precisaria adotar algum tipo de mecanismo se não quisesse me ver, de uma hora pra outra, em meio a um mar de desorganização, sem conseguir fazer tudo o que era esperado de mim, e sendo cobrado por atrasos ou falta de resultados.
Após observar alguns colegas de trabalho — inclusive meus chefes ao longo dos anos — acabei por adotar um modus operandi que vem funcionando perfeitamente, e o melhor, fazendo com que eu me sinta produtivo — coisa que considero fundamental para o bom desempenho do trabalho de qualquer pessoa. Esta semana, depois de conversar com uma amiga que me dizia precisar se organizar melhor, surgiu a idéia para este artigo, pois assim posso compartilhar o que faço com mais gente.
A coisa é, realmente, muito simples: Com um caderno em mãos — o mesmo que carrego para cima e para baixo para todas as reuniões onde participo —, vou anotando, uma em cada linha, cada uma das ações que eu preciso realizar. Podem ser coisas banais, como fazer uma ligação, ou mais complexas, como planejar os próximos passos de um projeto. Não importa. Anoto tudo usando uma linha de caderno por vez, e, à frente de cada item, desenho uma caixinha, tal como um checkbox.
Na realidade, a lista de caixinhas é a lista de todas as coisas que preciso que sejam feitas, listadas em sequência e, por mais que uma lista assim seja uma das invenções mais antigas da humanidade, para mim o segredo está em como utilizá-la.
É por isso que todos os dias, ao chegar no trabalho, abro meu meu caderno e vou olhar para as tais caixinhas. Aquelas que posso resolver de imediato, resolvo. Aquelas para as quais preciso me comunicar com alguém, geram ligações, conversas de corredor ou reuniões, ou seja se desdobram em ações mais estruturadas, ou mesmo pequenos projetos. Aquelas que vão ficando muito para trás, risco e escrevo novamente na página mais recente, basicamente para me obrigar a olhar para elas, até que as resolva.
Dia desses eu li sobre um camarada chamado David Allen, que criou uma metodologia chamada Getting Things Done — ou Fazendo as Coisas Acontecerem. Muita gente se refere a esta metodologia apenas como GTD. Trata-se de um conjunto de boas práticas cujo princípio fundamental, na minha opinião, vai justamente ao encontro do que eu venho fazendo há algum tempo.
Allen diz que é necessário que uma pessoa tire as tarefas que precisa fazer da cabeça, registrando tudo externamente. Fazendo isso, libera-se a mente do trabalho de ter que se lembrar de tudo o que precisa ser feito, e pode-se concentrar em fazer as tarefas. A essência da coisa é fabulosa.
Apesar de não ter lido o livro onde ele explica todos os passos para aplicar a metodologia detalhadamente (há também uma versão traduzida), a leitura da lista dos princípios básicos do Getting Things Done demonstra que tudo pode, sim, começar por uma simples lista como a que eu tenho feito ao longo dos anos.
Para mim, o que o GTD proporciona a mais são algumas técnicas para ajudar a priorizar o que deve ser feito imediatamente ou mais tarde. Fora isso, basta realmente só acompanhar a lista para saber o que fazer a seguir, e partir para a ação, ou seja, não existe nada de abstrato no mecanismo.
Senão vejamos: Voltando à minha história com as caixinhas anotadas diretamente no caderno, tudo o que eu preciso garantir para alcançar resultados é que o maior número possível delas seja marcado com um belo X ao final de cada dia. Assim, elas me dão a sensação de tarefa realizada, de dever cumprido… e de produtividade. E, é claro, para as caixinhas que ficam em aberto de um dia para o outro, ou de um período maior para outro, sempre há como encará-las como incentivo para fechar mais pendências, o que torna a coisa uma bela diversão.
Para quem não se sente muito a vontade fazendo listas em cadernos e prefere algo diferente, pode conseguir uns modelos diversificados através do PocketMod, ou recorrer ao famoso Remember the Milk. E para quem quer mergulhar mais a fundo no GTD, há sempre alternativas gratuitas, como o GTD-Free — que aliás pode ser levado num pen drive, para estar sempre disponível, se necessário.
Você valoriza sua hora do almoço?
Uma pesquisa realizada na Inglaterra e concluída esta semana demonstra que parar pra almoçar pode aumentar consideravelmente a produtividade dos trabalhadores. Neste país, os dados dos últimos anos demonstram que o horário reservado para o almoço caiu bruscamente, isso porquê as pessos têm preferido trabalhar direto e encerrar o expediente um pouco mais cedo.
Essa leitura me fez lembrar de como eu já liguei muito menos para a hora de parar pra comer: O motivo não era exatamente adiantar uma hora do expediente, mas sim, a ânsia de tentar concluir as atividades sob minha responsabilidade. Esta ânsia me fez sacrificar vários e vários almoços e pausas… e ao longo dos anos, isso se mostrou um dos meus grandes enganos, porquê apesar dos resultados surgirem, o nível de estresse que passei foi realmente absurdo.
Hoje em dia, tento manter uma certa rotina na hora do almoço: Parar por pelo menos uma hora, conversar sobre amenidades com os amigos e colegas de trabalho, ler alguma coisa, para promover justamente o que a pesquisa recomenda: Nem que sejam 10 minutos de intervalo, estes servirão para limpar a mente e clarear as idéias. É claro que às vezes isso não é possível, pois aparece um ou outro assunto urgente, uma reunião de última hora, e aí não tem muito o que possa ser feito. Até mesmo os recursos modernos — IM, PDA, celular, etc — podem jogar contra, porquê incentivam o trabalho durante o horário de descanso, uma vez que permitem o recebimento de mensagens a qualquer momento.
Mas que esta é uma poderosa ferramenta de combate ao estresse, ao alcance de todos embora muitas vezes esquecida, disso não há dúvida. Será que vocês a usam corretamente?
Combata alguns vícios da Internet
Li um artigo esta semana com 8 dicas práticas para nos livrarmos de um problema chamado Internet ADD — ou Internet Attention Deficit Disorder. Na verdade, trata-se do vício (que eu mesmo admito que muitas vezes me persegue) de alternar as atividades do trabalho com a leitura de notícias, blogs, e-mail e o envio de mensagens instantâneas, o que pode acabar afetando a produtividade de muita gente.
Todas as dicas são bastante interessantes e relevantes, mas uma em especial que devo experimentar é ocultar a barra de tarefas do Windows para que eu não veja as notificações de novas mensagens de e-mail que abarrotam minha caixa de entrada diariamente o tempo inteiro. Isso me atrapalha muito, pois faz com que eu me sinta impelido a parar tudo o que estou fazendo na mesma hora só para saber o que me enviaram. Ao invés disso, vou tentar dar uma olhada nas mensagens em horários fixos, inclusive para respondê-las. Talvez funcione.
Outra coisa muito importante no meu caso é como tratar o instant messaging.
O artigo que li cita — e vivo isso na prática no meu próprio ambiente de trabalho — que um dos principais aliados do mundo corporativo atual, o envio de mensagens instantâneas para providenciar pequenos alinhamentos entre os colegas de trabalho pode também ser um grande vilão. É inevitável que acabe se usando o recurso também para comentar uma notícia interessante encontrada justamente na Internet, o último episódio da terceira temporada de Lost ou até mesmo para contar piadas ou decidir onde se vai almoçar.
Para que o mensageiro eletrônico não atrapalhe, basta aprender a usar corretamente os status de presença. No meu caso, se estou trabalhando em algo realmente importante e imprescindível, me desconecto, ou seja, fico offline. Se não se pode ou não se quer ser tão radical, há sempre a possibilidade de se ficar invisível ou indicar que não está próximo do computador naquele momento: I’m away, exatamente como nos bons e velhos tempos do IRC. O maior problema neste caso são as pessoas (ou seriam, com o perdão da expressão, as malas) que simplesmente ignoram os status de presença e ficam te mandando mensagens uma atrás da outra mesmo assim.
Já a dica que achei mais radical para o ambiente de trabalho — no meu caso, é impraticável — é, na verdade, excelente para a vida pessoal: Trata-se do desafio de passar um dia inteiro por mês completamente offline, ou seja, com zero contato com a Internet, PDAs, mensageiros eletrônicos e tudo o mais. O Glacial, por exemplo, dia desses comentou que ficar sem internet pode causar uma séria crise de abstinência mas, me acreditem, não há nada melhor do que passar um bom tempo desconectado, lendo um livro, assistindo à um bom filme em boa companhia, ou brincando com seu filho. Todo mundo deveria experimentar isso pelo menos uma vez por mês.
Escrevendo melhor
Scott Adams fala sobre como se tornou um ótimo escritor, sobre como escrever quadrinhos tem tudo a ver com comunicação corporativa e dá dicas que são excelentes pra quem quer melhorar a qualidade dos textos de um blog:
- Simplicidade: Escrever empresarialmente significa ter clareza e persuasão. A técnica principal é manter as coisas simples, porquê a escrita simples é persuasiva. Um argumento simples em cinco sentenças influenciará muito mais a opinião das pessoas do que um argumento brilhante com centenas de frases. Não lute contra isso.
- Livre-se dos extras: Simplicidade significa se livrar de palavras extras. Não escreva “Ele estava muito feliz” quando você pode escrever “Ele estava feliz”. Você acha que a palavra “muito” acrescenta alguma coisa. Não é verdade. Corte suas frases.
- Escrever humor é muito parecido com escrever empresarialmente: A diferença principal está na escolha das palavras.
- Prenda a audiência: A primeira das suas frases precisa chamar a atenção do leitor (confesso que neste ponto eu fiquei preocupado sobre como fazer isso direito). Leia e releia cada uma das primeiras frases de seus textos e julgue se elas chamam a atenção. Elas têm que despertar a curiosidade, este é o segredo.
- Escreva frases curtas: Evite colocar vários pensamentos diferentes em um único parágrafo. Os leitores nem sempre são tão espertos quanto você poderia presumir que são.
- Aprenda como o cérebro organiza as idéias: Os leitores compreendem “O menino chutou a bola” muito mais rápido do que “A bola foi chutada pelo menino”. Embora ambas as frases signifiquem a mesma coisa, é mais fácil imaginar o sujeito (“menino”) antes da ação (“o chute”). Todos os cérebros funcionam da mesma maneira. Aliás, este item específico daria um belo debate sobre voz ativa e voz passiva, hein?
Segundo Adams, estes pequenos truques representam 80% do necessário para uma boa escrita. Os outros 20%, embora ele não comente — e alguns leitores de seu blog julguem que neste percentual está a fórmula para se ter toda a fama e sucesso dele — eu acredito que isso dependa de cada pessoa. Um estilo, uma sacada. Um curso de marketing, como já dizia o autor de “Pai Rico, Pai Pobre“, Robert Kiyosaki. E muita prática, claro, para que os ajustes possam ser feitos ao longo do tempo.
Entender de Gente
Durante minha vida profissional, eu topei com algumas figuras cujo sucesso surpreende muita gente. Figuras sem um vistoso currículo acadêmico, sem um grande diferencial técnico, sem muito networking ou marketing pessoal. Figuras como o Raul.
Eu conheço o Raul desde os tempos da faculdade. Na época, nós tínhamos um colega de classe, o Pena, que era um gênio. Na hora de fazer um trabalho em grupo, todos nós queríamos cair no grupo do Pena, porque o Pena fazia tudo sozinho.
Ele escolhia o tema, pesquisava os livros, redigia muito bem e ainda desenhava a capa do trabalho com tinta nanquim.
Já o Raul nem dava palpite. Ficava ali num canto, dizendo que seu papel no grupo era um só, apoiar o Pena. Qualquer coisa que o Pena precisasse, o Raul já estava providenciando, antes que o Pena concluísse a frase.
Deu no que deu. O Pena se formou em primeiro lugar na nossa turma. E o resto de nós passou meio na carona do Pena que, além de nos dar uma colher de chá nos trabalhos, ainda permitia que a gente colasse dele nas provas.
No dia da formatura, o diretor da escola chamou o Pena de “paradigma do estudante que enobrece esta instituição de ensino“. E o Raul ali, na terceira fila, só aplaudindo.
Dez anos depois, o Pena era a estrela da área de planejamento de uma multinacional. Brilhante como sempre, ele fazia admiráveis projeções estratégicas de cinco e dez anos. E quem era o chefe do Pena? O Raul. E como é que o Raul tinha conseguido chegar àquela posição? Ninguém na empresa sabia explicar direito.
O Raul vivia repetindo que tinha subordinados melhores do que ele, e ninguém ali parecia discordar de tal afirmação. Além disso, o Raul continuava a fazer o que fazia na escola, ele apoiava. Alguém tinha um problema? Era só falar com o Raul que o Raul dava um jeito. Meu último contato com o Raul foi há um ano. Ele havia sido transferido para Miami, onde fica a sede da empresa.
Quando conversou comigo, o Raul disse que havia ficado surpreso com o convite. Porque, ali na matriz, o mais burrinho já tinha sido astronauta. E eu perguntei ao Raul qual era a função dele. Pergunta inócua, porque eu já sabia a resposta. O Raul apoiava.
Direcionava daqui, facilitava dali, essas coisas que, na teoria, ninguém precisaria mandar um brasileiro até Miami para fazer. Foi quando, num evento em São Paulo, eu conheci o vice-presidente de recursos humanos da empresa do Raul. E ele me contou que o Raul tinha uma habilidade de valor inestimável: ele entendia de gente. Entendia tanto que não se preocupava em ficar à sombra dos próprios subordinados para fazer com que eles se sentissem melhor, e fossem mais produtivos.
E, para me explicar o Raul, o vice-presidente citou Samuel Butler, que eu não sei ao certo quem foi, mas que tem uma frase ótima: “Qualquer tolo pode pintar um quadro, mas só um gênio consegue vendê-lo“. Essa era a habilidade aparentemente simples que o Raul tinha, de facilitar as relações entre as pessoas. Perto do Raul, todo comprador normal se sentia um expert, e todo pintor comum, um gênio.
