Você valoriza sua hora do almoço?
Uma pesquisa realizada na Inglaterra e concluída esta semana demonstra que parar pra almoçar pode aumentar consideravelmente a produtividade dos trabalhadores. Neste país, os dados dos últimos anos demonstram que o horário reservado para o almoço caiu bruscamente, isso porquê as pessos têm preferido trabalhar direto e encerrar o expediente um pouco mais cedo.
Essa leitura me fez lembrar de como eu já liguei muito menos para a hora de parar pra comer: O motivo não era exatamente adiantar uma hora do expediente, mas sim, a ânsia de tentar concluir as atividades sob minha responsabilidade. Esta ânsia me fez sacrificar vários e vários almoços e pausas… e ao longo dos anos, isso se mostrou um dos meus grandes enganos, porquê apesar dos resultados surgirem, o nível de estresse que passei foi realmente absurdo.
Hoje em dia, tento manter uma certa rotina na hora do almoço: Parar por pelo menos uma hora, conversar sobre amenidades com os amigos e colegas de trabalho, ler alguma coisa, para promover justamente o que a pesquisa recomenda: Nem que sejam 10 minutos de intervalo, estes servirão para limpar a mente e clarear as idéias. É claro que às vezes isso não é possível, pois aparece um ou outro assunto urgente, uma reunião de última hora, e aí não tem muito o que possa ser feito. Até mesmo os recursos modernos — IM, PDA, celular, etc — podem jogar contra, porquê incentivam o trabalho durante o horário de descanso, uma vez que permitem o recebimento de mensagens a qualquer momento.
Mas que esta é uma poderosa ferramenta de combate ao estresse, ao alcance de todos embora muitas vezes esquecida, disso não há dúvida. Será que vocês a usam corretamente?
As sete regrinhas de ouro do e-mail
Comecei a me preocupar de verdade. É porquê Leo Babauta, do site Web Worker Daily, recomenda o uso de sete regras básicas para a comunicação clara e concisa através de uma das ferramentas mais populares de toda a internet, o e-mail. Segundo o que ele diz, a não obediência às regras pode fazer com que a sua mensagem não atinja o objetivo e tenha um destino pouco nobre — se tanto: a lixeira do seu destinatário.
Tomei a liberdade de traduzir as regras citadas por ele, e analisá-las em relação a mim mesmo, para ver a quantas ando. Divido com vocês o resultado:
1. Use o mínimo de frases. Diz o autor: “Tenho usado a regra das cinco frases, mas você pode usar mais se necessário. A grande pergunta é: De quantas frases você precisa para comunicar o que você precisa comunicar? Ou em quantas poucas sentenças você pode se livrar. Reduza para este número, nada mais do que isso. Isso assegura que você não está tomando o tempo do seu destinatário e que o e-mail seja certamente lido (as pessoas tendem a deixar a leitura de mensagens longas para mais tarde e podem até deletá-las)“.
2. Declare o que você quer logo de cara. “Não escreva uma longa introdução com toda a sua história de vida, ou na verdade qualquer tipo de história. As pessoas não estão interessadas. Só querem saber o que você quer. Então declare isso logo na primeira frase. Pule as introduções boazinhas. Não faça seu destinatário percorrer 10 parágrafos para descobrir que ação tem que tomar em respeito ao e-mail“.
Droga. Já comecei mal nestes dois pontos. Tenho a tendência de escrever muito porquê gosto de escrever e deixar as coisas bem claras. Acho que a grande lição aqui é tentar reduzir o tamanho das mensagens e passar apenas o essencial, embora ache que vá ser muito, muito difícil no meu caso. Pelo menos digo logo de cara o que preciso, normalmente, e isso me deixa pelo menos um pouco aderente à regra 2.
3. Escreva apenas sobre um assunto. “Por diversas vezes li um e-mail, vi a ação necessária e a realizei… apenas para descobrir que três outras coisas também precisariam ser feitas para responder ao e-mail. Eu também já respondi à primeira parte de uma mensagem e não `s outras só por pura falta de tempo”.
Ele continua: “Se você escreve sobre mais de uma coisa, garante duas coisas: 1) provavelmente seu e-mail não será lido ou não terá as ações necessárias; e 2) mesmo que seja respondido, provavelmente apenas uma das ações listadas será tomada.Ao invés disso, prenda-se a um único assunto, com uma única solicitação. Uma vez que isso tenha sido feito, você pode enviar uma segunda mensagem, mas não sobrecarregue o destinatário se for possível“.
Não tenho o costume de solicitar várias coisas ao mesmo tempo, embora já o tenha feito através de listas que deixo bem destacadas nas mensagens. No entanto, sou vítima constante de pessoas que precisam definitivamente ler este terceiro “mandamento“.
4. Deixe de lado o humor e as emoções. “Este tipo de coisa não fica bem em um e-mail. These don’t come across well in an email. Mesmo que você use emoticons. Não há maneira escrita de se expressar tom ou inflexão das frases, e não há maneira de sabermos que o destinatário vá entender que você está apenas brincando. Se você estiver falando em pessoa, pode ver que alguém não entendeu a piada e dizer que estava apenas brincando. Por e-mail, não.
Então, a menos que você conheça bem a pessoa e saiba que ela entenderá que você está brincando, esqueça-se do humor. É um risco que você não quer“.
Pra mim, onze em cada dez problemas de comunicação se originam através de mensagens onde o tom da comunicação foi indevido, onde se tentou uma piada ou mesmo uma frase amena que acabou sendo interpretada de outra forma. Neste ponto, evito o humor e, sempre que posso, recomendo às pessoas para se conversarem pessoalmente, face-to-face. Pra mim é um milhão de vezes melhor que uma mensagem eletrônica.
5. Use frases do tipo “Se… então”. Leo Babauta dispara: “Como o e-mail é um método de comunicação de vai-e-volta e pode-se levar um dia ou dois para obtermos uma resposta (em alguns casos), você quer certamente limitar o número de vezes que uma mensagem fica neste bate-rebate. Para fazer isso, use as frases se… então, antecipando possíveis respostas à sua pergunta“.
Aqui, além disso, cabe um comentário pessoal que talvez defenda a minha costumeira quantidade de detalhes adicionados às mensagens: Se você não deixa algo bem claro e detalhado, pode correr o risco de ficar nesse vai-e-vem indefinidamente.
6. Revise e procure ambigüidade e clareza. “Uma vez que você tenha escrito seu e-mail, gaste alguns segundos para revisá-lo antes de apertar o botão enviar. Leia como se você fosse alguém de fora — está claro o suficiente? Há algo que possa ser interpretado errado? Se houver, esclareça“.
Aí está meu calcanhar-de-aquiles novamente…
7. Revise e deixe conciso. “Conforme revisa, veja se existe um meio de encurtar a mensagem, remover palavras, sentenças e até mesmo parágrafo. Não deixe nada mais do que o estritamente essencial nas suas mensagens“.
E de novo o calcanhar. Puxa!
Estas dicas — que são bastante úteis — me fazem ver que preciso aprender um pouco mais a não falar tanto através das palavras… isso é bem complicado. E vocês, aprenderam algo interessante com elas?
Combata alguns vícios da Internet
Li um artigo esta semana com 8 dicas práticas para nos livrarmos de um problema chamado Internet ADD — ou Internet Attention Deficit Disorder. Na verdade, trata-se do vício (que eu mesmo admito que muitas vezes me persegue) de alternar as atividades do trabalho com a leitura de notícias, blogs, e-mail e o envio de mensagens instantâneas, o que pode acabar afetando a produtividade de muita gente.
Todas as dicas são bastante interessantes e relevantes, mas uma em especial que devo experimentar é ocultar a barra de tarefas do Windows para que eu não veja as notificações de novas mensagens de e-mail que abarrotam minha caixa de entrada diariamente o tempo inteiro. Isso me atrapalha muito, pois faz com que eu me sinta impelido a parar tudo o que estou fazendo na mesma hora só para saber o que me enviaram. Ao invés disso, vou tentar dar uma olhada nas mensagens em horários fixos, inclusive para respondê-las. Talvez funcione.
Outra coisa muito importante no meu caso é como tratar o instant messaging.
O artigo que li cita — e vivo isso na prática no meu próprio ambiente de trabalho — que um dos principais aliados do mundo corporativo atual, o envio de mensagens instantâneas para providenciar pequenos alinhamentos entre os colegas de trabalho pode também ser um grande vilão. É inevitável que acabe se usando o recurso também para comentar uma notícia interessante encontrada justamente na Internet, o último episódio da terceira temporada de Lost ou até mesmo para contar piadas ou decidir onde se vai almoçar.
Para que o mensageiro eletrônico não atrapalhe, basta aprender a usar corretamente os status de presença. No meu caso, se estou trabalhando em algo realmente importante e imprescindível, me desconecto, ou seja, fico offline. Se não se pode ou não se quer ser tão radical, há sempre a possibilidade de se ficar invisível ou indicar que não está próximo do computador naquele momento: I’m away, exatamente como nos bons e velhos tempos do IRC. O maior problema neste caso são as pessoas (ou seriam, com o perdão da expressão, as malas) que simplesmente ignoram os status de presença e ficam te mandando mensagens uma atrás da outra mesmo assim.
Já a dica que achei mais radical para o ambiente de trabalho — no meu caso, é impraticável — é, na verdade, excelente para a vida pessoal: Trata-se do desafio de passar um dia inteiro por mês completamente offline, ou seja, com zero contato com a Internet, PDAs, mensageiros eletrônicos e tudo o mais. O Glacial, por exemplo, dia desses comentou que ficar sem internet pode causar uma séria crise de abstinência mas, me acreditem, não há nada melhor do que passar um bom tempo desconectado, lendo um livro, assistindo à um bom filme em boa companhia, ou brincando com seu filho. Todo mundo deveria experimentar isso pelo menos uma vez por mês.
Escrevendo melhor
Scott Adams fala sobre como se tornou um ótimo escritor, sobre como escrever quadrinhos tem tudo a ver com comunicação corporativa e dá dicas que são excelentes pra quem quer melhorar a qualidade dos textos de um blog:
- Simplicidade: Escrever empresarialmente significa ter clareza e persuasão. A técnica principal é manter as coisas simples, porquê a escrita simples é persuasiva. Um argumento simples em cinco sentenças influenciará muito mais a opinião das pessoas do que um argumento brilhante com centenas de frases. Não lute contra isso.
- Livre-se dos extras: Simplicidade significa se livrar de palavras extras. Não escreva “Ele estava muito feliz” quando você pode escrever “Ele estava feliz”. Você acha que a palavra “muito” acrescenta alguma coisa. Não é verdade. Corte suas frases.
- Escrever humor é muito parecido com escrever empresarialmente: A diferença principal está na escolha das palavras.
- Prenda a audiência: A primeira das suas frases precisa chamar a atenção do leitor (confesso que neste ponto eu fiquei preocupado sobre como fazer isso direito). Leia e releia cada uma das primeiras frases de seus textos e julgue se elas chamam a atenção. Elas têm que despertar a curiosidade, este é o segredo.
- Escreva frases curtas: Evite colocar vários pensamentos diferentes em um único parágrafo. Os leitores nem sempre são tão espertos quanto você poderia presumir que são.
- Aprenda como o cérebro organiza as idéias: Os leitores compreendem “O menino chutou a bola” muito mais rápido do que “A bola foi chutada pelo menino”. Embora ambas as frases signifiquem a mesma coisa, é mais fácil imaginar o sujeito (“menino”) antes da ação (“o chute”). Todos os cérebros funcionam da mesma maneira. Aliás, este item específico daria um belo debate sobre voz ativa e voz passiva, hein?
Segundo Adams, estes pequenos truques representam 80% do necessário para uma boa escrita. Os outros 20%, embora ele não comente — e alguns leitores de seu blog julguem que neste percentual está a fórmula para se ter toda a fama e sucesso dele — eu acredito que isso dependa de cada pessoa. Um estilo, uma sacada. Um curso de marketing, como já dizia o autor de “Pai Rico, Pai Pobre“, Robert Kiyosaki. E muita prática, claro, para que os ajustes possam ser feitos ao longo do tempo.
