As sete regrinhas de ouro do e-mail

Comecei a me preocupar de verdade. É porquê Leo Babauta, do site Web Worker Daily, recomenda o uso de sete regras básicas para a comunicação clara e concisa através de uma das ferramentas mais populares de toda a internet, o e-mail. Segundo o que ele diz, a não obediência às regras pode fazer com que a sua mensagem não atinja o objetivo e tenha um destino pouco nobre — se tanto: a lixeira do seu destinatário.

Tomei a liberdade de traduzir as regras citadas por ele, e analisá-las em relação a mim mesmo, para ver a quantas ando. Divido com vocês o resultado:

1. Use o mínimo de frases. Diz o autor: “Tenho usado a regra das cinco frases, mas você pode usar mais se necessário. A grande pergunta é: De quantas frases você precisa para comunicar o que você precisa comunicar? Ou em quantas poucas sentenças você pode se livrar. Reduza para este número, nada mais do que isso. Isso assegura que você não está tomando o tempo do seu destinatário e que o e-mail seja certamente lido (as pessoas tendem a deixar a leitura de mensagens longas para mais tarde e podem até deletá-las)“.

2. Declare o que você quer logo de cara. “Não escreva uma longa introdução com toda a sua história de vida, ou na verdade qualquer tipo de história. As pessoas não estão interessadas. Só querem saber o que você quer. Então declare isso logo na primeira frase. Pule as introduções boazinhas. Não faça seu destinatário percorrer 10 parágrafos para descobrir que ação tem que tomar em respeito ao e-mail“.

Droga. Já comecei mal nestes dois pontos. Tenho a tendência de escrever muito porquê gosto de escrever e deixar as coisas bem claras. Acho que a grande lição aqui é tentar reduzir o tamanho das mensagens e passar apenas o essencial, embora ache que vá ser muito, muito difícil no meu caso. Pelo menos digo logo de cara o que preciso, normalmente, e isso me deixa pelo menos um pouco aderente à regra 2.

3. Escreva apenas sobre um assunto. “Por diversas vezes li um e-mail, vi a ação necessária e a realizei… apenas para descobrir que três outras coisas também precisariam ser feitas para responder ao e-mail. Eu também já respondi à primeira parte de uma mensagem e não `s outras só por pura falta de tempo”.

Ele continua: “Se você escreve sobre mais de uma coisa, garante duas coisas: 1) provavelmente seu e-mail não será lido ou não terá as ações necessárias; e 2) mesmo que seja respondido, provavelmente apenas uma das ações listadas será tomada.Ao invés disso, prenda-se a um único assunto, com uma única solicitação. Uma vez que isso tenha sido feito, você pode enviar uma segunda mensagem, mas não sobrecarregue o destinatário se for possível“.

Não tenho o costume de solicitar várias coisas ao mesmo tempo, embora já o tenha feito através de listas que deixo bem destacadas nas mensagens. No entanto, sou vítima constante de pessoas que precisam definitivamente ler este terceiro “mandamento“.

4. Deixe de lado o humor e as emoções. “Este tipo de coisa não fica bem em um e-mail. These don’t come across well in an email. Mesmo que você use emoticons. Não há maneira escrita de se expressar tom ou inflexão das frases, e não há maneira de sabermos que o destinatário vá entender que você está apenas brincando. Se você estiver falando em pessoa, pode ver que alguém não entendeu a piada e dizer que estava apenas brincando. Por e-mail, não.

Então, a menos que você conheça bem a pessoa e saiba que ela entenderá que você está brincando, esqueça-se do humor. É um risco que você não quer“.

Pra mim, onze em cada dez problemas de comunicação se originam através de mensagens onde o tom da comunicação foi indevido, onde se tentou uma piada ou mesmo uma frase amena que acabou sendo interpretada de outra forma. Neste ponto, evito o humor e, sempre que posso, recomendo às pessoas para se conversarem pessoalmente, face-to-face. Pra mim é um milhão de vezes melhor que uma mensagem eletrônica.

5. Use frases do tipo “Se… então”. Leo Babauta dispara: “Como o e-mail é um método de comunicação de vai-e-volta e pode-se levar um dia ou dois para obtermos uma resposta (em alguns casos), você quer certamente limitar o número de vezes que uma mensagem fica neste bate-rebate. Para fazer isso, use as frases se… então, antecipando possíveis respostas à sua pergunta“.

Aqui, além disso, cabe um comentário pessoal que talvez defenda a minha costumeira quantidade de detalhes adicionados às mensagens: Se você não deixa algo bem claro e detalhado, pode correr o risco de ficar nesse vai-e-vem indefinidamente.

6. Revise e procure ambigüidade e clareza. “Uma vez que você tenha escrito seu e-mail, gaste alguns segundos para revisá-lo antes de apertar o botão enviar. Leia como se você fosse alguém de fora — está claro o suficiente? Há algo que possa ser interpretado errado? Se houver, esclareça“.

Aí está meu calcanhar-de-aquiles novamente…

7. Revise e deixe conciso. “Conforme revisa, veja se existe um meio de encurtar a mensagem, remover palavras, sentenças e até mesmo parágrafo. Não deixe nada mais do que o estritamente essencial nas suas mensagens“.

E de novo o calcanhar. Puxa!

Estas dicas — que são bastante úteis — me fazem ver que preciso aprender um pouco mais a não falar tanto através das palavras… isso é bem complicado. E vocês, aprenderam algo interessante com elas?

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