8 regras para deixar seu e-mail mais lean

Nota: Este é um texto que publiquei originalmente no LinkedIn.

De acordo com o que diz a Wikipedia, Quinto Túlio Cícero foi um político e general romano que atuou sob o comando de Júlio César durante o período de praticamente seis anos em que duraram as Guerras da Gália. A este personagem histórico é atribuída a seguinte frase: “O objetivo da comunicação não é ser compreendido, é tornar impossível ser mal compreendido“.

Na época em que meus pais trabalhavam em indústria, a coisa era muito mais simples: Você queria se comunicar com alguém? Simples, não havia muito o que escolher. Você precisava mandar uma carta – lenta mas efetivamente impactante -, telefonar para a pessoa ou se locomover até o lugar onde esta pessoa ficava. Mas os tempos mudaram, e se comunicar ficou mais tecnológico, mais avançado… e mais suscetível a erros e desperdícios, também. Hoje temos mensagens de WhatsApp, videoconferências, posts em redes sociais e, é claro, as já um pouco ultrapassadas mas ainda assim, largamente utilizadas nas empresas, mensagens de e-mail.

Ainda que o envio de e-mail já seja considerado bastante antigo para os padrões atuais, é quase impossível pensar em comunicação sem pensar em enviar um único deles por dia, não é mesmo? E neste sentido, quero explorar um pouco a relação entre a comunicação por e-mail e as práticas lean.

Comecemos questionando se o ato de transferir informações por e-mail entre duas ou mais pessoas agrega valor. O ato de transferir informações transforma esta informação de alguma maneira perceptível? É claro que a resposta é simples: Não. Ainda assim, o trânsito de informações é parte vital de qualquer projeto ou iniciativa. Podemos dizer, então, que transferir informações por e-mail é necessário, embora não agregador de valor.

Mas questionemos também a bagunça que nós fizemos com o e-mail durante toda a sua existência. Ao mesmo tempo em que (ainda) não podemos viver sem e-mail, desperdiçamos tempo demais separando, respondendo e excluindo mensagens, tornando esta forma de comunicação a fonte perfeita de desperdícios como estoque (quantas mensagens se acumulam sem ler), espera (quanto tempo até que você receba um retorno), excesso de produção (quantas mensagens você escreve por dia), excesso de processamento (quanto trabalho tem compondo e revisando mensagens antes de enviá-las) e defeitos (caracterizados por informações erradas, incompletas ou imprecisas que circulam por nossas caixas de entrada).

É tanto tempo desperdiçado que se qualquer empresa resolvesse quantificar o tempo gasto neste tipo de atividade, ao menos de acordo com literaturas e artigos que existem na Internet, chegaria a números que demonstrariam que entre 5% e 10% do dia de um empregado é consumido por atividades ligadas a e-mail.

Diz a literatura especializada que e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação one way, ou seja, perfeita para comunicar um público que não precisa estar presente naquele momento. No entanto, o que frequentemente se vê é a transformação do e-mail em uma ferramenta two way, que exige que as pessoas estejam conectadas e presentes naquele instante. Digo isso porquê raramente uma mensagem de e-mail enviada é um monólogo. Ela vira um diálogo, uma discussão: incluem-se pessoas em cópia, que, ao responderem, colocam mais pessoas em cópia, e assim por diante, tornando o consumo de tráfego de rede ocasionado por e-mail enorme, o tempo para ler pilhas e pilhas de respostas enorme e as caixas de entrada o pesadelo vivo dos empregados, com aquele ícone de número de mensagens não lidas sempre crescente.

Como vocês devem imaginar, uma conversa face to face resolveria um bom percentual dessa situação, com o bônus de permitir notar as expressões faciais dos participantes, respondendo imediatamente a questionamentos e discutindo de maneira mais refinada até o alcance de uma conclusão.

Mas minha ideia é discutir uma forma de reduzir os diversos desperdícios ocasionados pelas muitas trocas infrutíferas de mensagens do nosso dia-a-dia. Algumas regras muito simples poderiam causar uma verdadeira mudança neste verdadeiro buraco negro de produtividade que é o e-mail. Estas regras não requerem prática nem habilidade para implementação, e trarão grandes benefícios para quem resolver aplicá-las, mesmo que com pequenos ajustes aqui e ali. São 8 regras, e aqui vão elas:

  1. Colocar no máximo três pessoas em cópia (CC:) para cada e-mail que você escrever;
  2. As conversas devem ser encerradas com não mais do que dois ciclos de ida-e-volta entre os que estiverem se correspondendo;
  3. Não se deve enviar anexo a menos que se tenha certeza de que o destinatário vai precisar dele;
  4. E-mails não solicitados não devem ser enviados para gestores que estejam mais do que um nível acima do remetente;
  5. Nenhum e-mail deve ter mais do que 20 linhas de comprimento (e podem ser usados filtros de e-mail para bloquear qualquer mensagem que viole esta regra específica, se o desejado for educar as pessoas);
  6. Utilizar um símbolo, como um ponto de exclamação (!) ao lado dos assuntos de mensagem que requeiram ações imediatas;
  7. Usar o e-mail particular do empregado para enviar piadas e outras mensagens que não tenham relação alguma com a atividade do trabalho – inclusive aquelas correntes que vivem circulando por ai e;
  8. Finalmente, procurar usar convenções de nomenclatura nos assuntos das mensagens, para ajudar a identificar seu tipo e urgência, como, por exemplo, [ PROJETO XYZ ], [ CLIENTE ABC ] e assim por diante.

Você tem outra dica deste tipo para diminuir o desperdício da comunicação por e-mail? Comente, por favor!

Temptation

Versão em inglês — retirada daqui — para a obra Tentação, de Clarice Lispector, que resolvi publicar aqui para auxiliar nos estudos de inglês de uma amiga. Ah, a ilustração deste texto foi retirada daqui.

She was sobbing, and as if the two o’clock glare weren’t enough, she had red hair.

On the empty street the cobblestones were vibrating with heat – the little girl’s head was aflame. Sitting on the front steps of her house, she endured. Nobody on the street, just one person waiting in vain at the tram stop. And as if her submissive and patient gaze weren’t enough, her sobs kept interrupting her, making her chin slip off the hand it was resting on in resignation.What could you do about a sobbing red-haired girl? We looked at each other wordlessly, dejection to dejection. On the deserted street not a sign of the tram. In a land of dark-haired people, being a redhead was an involuntary rebellion. What did it matter if one day in the future her emblem would make her insolently hold erect the head of a woman. For now she was sitting on a shimmering doorstep, at two o’clock. What saved her was an old purse, with a torn strap. She clutched it with a long-familiar conjugal love, pressing it against her knees.

That was when her other half in this world approached, a brother in Grajaú. The possibility of communication appeared at the scorching angle of the street corner, accompanied by a lady, and incarnated in the form of a dog. It was a basset hound, beautiful and miserable, sweet inside its fate. It was a red-haired basset hound.

There he came trotting, ahead of his owner, stretching his body out. Unsuspecting, nonchalant, dog.

The girl widened her eyes in amazement. Mildly alerted, the dog stopped in front of her. His tongue quivered. They looked at each other.

Of all the beings suited to become the owner of another being, there sat the girl who had come into this world to have that dog. He growled gently, without barking. She looked at him from under her hair, fascinated, solemn. How much time passed? A big sob jangled her. He didn’t even tremble. She overcame her sobs and kept staring at him.

Both had short, red hair.

What did they say to each other? Nobody knows. All we know is they communicated rapidly, since there was no time. We also know that without speaking they were asking for each other. They were asking for each other urgently, bashfully, surprised.

Amid so much vague impossibility and so much sun, here was the solution for the red child. And amid so many streets to be trotted down, so many bigger dogs, so many dry gutters – there sat a little girl, as if she were flash of his ginger flesh. They stared at each other deeply, immersed, absent from Grajaú. Another second and the suspended dream would shatter, yielding perhaps to the seriousness with which they asked for one another.

But both were already commited.

She to her impossible childhood, the center of the innocence that would only open once she was a woman. He, to his imprisioned nature.

His owner waited impatiently beneath her parasol. The red-haired basset finally pried himself away from the girl and went off sleepwalking. She sat there in shock, holding the event in her hands, in a muteness that neither her father nor her mother would understand. She followed him with black eyes that could hardly believe it, hunched over her purse and knees, until she saw him round the other corner.

But he was stronger than she. He didn’t look back once.

Como contornar o erro “Changed too recently” do Google e alterar seus dados pessoais

Eu sempre procurei ser muito cuidadoso com minhas contas de usuário e suas respectivas senhas. Para tanto, faço uso do LastPass há muitos anos, guardando praticamente tudo por lá e gerando senhas complexas, compridas e diferentes para cada uma destas contas. Inclusive, sempre que disponível, associo à senha o recurso de 2 factor authentication, que combina senha e algum outro tipo de recurso adicional de autenticação, como o informe de um código que chega no seu celular, por exemplo.

Muita gente que eu conheço exalta o quanto a geração mais nova se vira bem com tecnologia. Essas crianças de hoje em dia já nascem com os dedos e olhos pré-programados para interagir com tablets, celulares e computadores, no matter what. Embora eu não discorde, devo dizer que aqui em casa, sendo pai de dois filhos, já passei por algumas poucas e boas. Se tomar o caso do meu filho mais novo como exemplo, basta dizer que sempre que ele senta na frente do computador aqui em casa, fica com essa aparência aqui:

Bem. Estava eu de férias em dezembro. Relaxando. Descansando. Meu celular na mão exatamente do meu filho mais novo. “Papai, posso jogar? Papai, posso jogar?“. E eu, é claro, como sempre fiz, deixei o celular com ele. Nada demais, jogar Crossy Road. Pacman 256 e alguns outros games que eu tenho instalados, então, porquê não? Bem…

Sabe aquela fase que toda criança (???) passa, a de querer ser youtuber? Pois é. É a profissão do futuro!

Estou eu ali, lendo, no meu cantinho, achando que meu filho está jogando qualquer um dos joguinhos que ele sempre joga, quando de repente, ele vem me mostrar uma coisa: “Papai, papai! Alterei o seu nome no YouTube!“. Quando olho pra tela do celular, descubro que, de fato, agora meu nome está diferente. Ao invés de Daniel Santos, somente, recebi um sobrenome extraGameplays!

Genial! A única coisa que não me agradou foi o fato de que todas as minhas contas e contatos ficariam com o meu novo nome. “Bem, isso é fácil de resolver“, pensei. Basta que eu acesse o meu perfil pessoal no Google e que faça uma pequena alteração, tirando de lá o nome extra que meu filho me deu. Acontece que um detalhe que eu não reparei até que fosse tarde demais é que Daniel Santos Gameplays não deve ter sido o primeiro nome que meu filho colocou no meu perfil. E o Google é bem crítico com relação a esse aspecto.

Você só pode fazer 3 alterações de nome a cada 90 dias, conforme a política deles. E era óbvio que eu não gostaria de ter que esperar por 3 meses pra mudar meu nome de volta para o que era — ou é. Então resolvi pesquisar por aí e encontrei uma maneira de alterar meu nome sem que tivesse que me preocupar novamente com a mensagem changed too recently.

Como escapar do changed too recently

A coisa é bem simples, na verdade. Envolve o seu perfil no G+ — o Google Plus, aquela rede social que ninguém usa eu não uso, mesmo, então não tem problema.

A primeira coisa a fazer é  acessar o painel de controle da sua conta do Google. Em seguida, procure por um bloco de links denominado account preferences, e, dentre as opções disponíveis, clique em Delete your account or services.

O próximo passo envolve escolher a opção Delete productsO que vamos efetivamente fazer será deletar o perfil do Google Plus. Mas tudo bem, não se preocupe: Se você, ao contrário de mim, utiliza a rede social do Google para alguma interação, nada tema, pois vamos recriar esse perfil logo em seguida.

Para prosseguir ao próximo passo você deverá primeiro fazer login em sua conta do Google, comprovando sua identidade.

Nesta próxima etapa basta clicar sobre o ícone da lixeira que aparece ao lado do Google+.

Será necessário fazer a leitura de algumas observações do Google quanto à exclusão do seu perfil, mas, logo abaixo da tela, você encontrará um botão dizendo Delete Google+.

Vá em frente e clique nele.

Uma vez que seus dados atuais do Google+ tiverem sido deletados, passe à criação de um novo perfil para a rede social. Para isso, acesse o Google+ e, do lado esquerdo da tela, você verá um link dizendo Join Google+, ou, em português, Participar do Google+. Clique sobre o link em questão e você será apresentado a uma tela para preenchimento do seu nome e para clicar na caixinha em que você concorda com a criação do perfil.

Abaixo, reproduzo o que ocorreu no meu caso. Notem que o nome que vem preenchido por padrão é justamente o nome que eu quero alterar. Esta é a próxima coisa que deve ser providenciada, e também, na realidade, a última providência a ser tomada, já que, alterado o nome, basta clicar em Create profile.

Após a criação de um novo perfil do Google+ com o nome já devidamente alterado para o que você quer utilizar, suas informações passarão a figurar conforme a versão corrigida. Para confirmar isso, basta acessar novamente os dados da sua conta do Google. Vejam o meu caso:

Espero que estas instruções sejam úteis para outros casos similares, quer as informações tenham sido alteradas pelo seu filho, ou não. A verdade é que de agora em diante vou tentar ficar um pouquinho mais atento.

 

 

 

A incrível história do professor africano que ensina informática… num quadro negro!

Estava assistindo à edição de ontem do Telediario, telejornal da RTVE, como mais um dos meus esforços para aprender espanhol, quando me deparei com uma situação que me fez ter certeza de que a capacidade que os seres humanos têm de superar dificuldades nunca deve ser subestimada.

Richard Appiah Akoto é um professor de 33 anos que leciona Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) no Betenase M/A Junior High School da cidade de Sekyedomase, em Gana, uma escola que não tem um computador sequer, ainda que, naquele país, desde 2011, as crianças entre 14 e 15 anos de idade devam ser aprovadas em um exame nacional sem os quais não poderão ingressar na faculdade, onde TIC é uma das matérias.

Richard virou sensação mundial quando postou fotos de si próprio desenhando em um quadro negro, com giz colorido, todas as características de uma janela do processador de textos Word, da Microsoft.

Eu tive que capturar a reportagem em vídeo, só para deixá-la registrada aqui, pois é uma atitude realmente vinda de alguém altruísta ao extremo. Vejam:

A reportagem cita uma empresária africana, Rebecca Enonchong,  que viu as fotos de Richard na internet e se sensibilizou, tweetando para o braço africano da Microsoft, chamando a atenção da empresa quanto ao fato:

Obviamente, o pessoal da Microsoft não deixaria de responder, e, para a escola onde Richard leciona, isso foi uma boa coisa — embora pudesse ter sido um pouco melhor: a empresa vai ceder um computador aos africanos, para que possam usar o recurso apropriado em seu aprendizado.

Um excelente exemplo do que pode fazer um pouquinho de boa vontade entre aqueles que podem dar uma ajuda.

 

Um Doc Brown em miniatura esculpido a mão

Quem me conhece pessoalmente sabe que eu simplesmente adoro a trilogia De Volta para o Futuro.

Eis que me deparo, sem querer, com o trabalho feito pela artista e escultora brasileira Juliana Le Pine, que eu não conhecia mas que passei imediatamente a admirar: Usando uma dose imensa de talento, ela conseguiu criar uma miniatura perfeita do inesquecível Doc Brown, o doutor, que tanto eu quanto muita gente por aí com certeza associa imediatamente a imagem de cientista maluco. A escultura criada por ela realça justamente aquele olhar esbugalhado que se tornou tão famoso ao longo dos três filmes da série.

Juliana, que sempre começa seus trabalhos com uma miniatura de esqueleto — muito legal! —, primeiro adiciona os olhos, e depois um pouco de pele. Em seguida, como se estivesse fazendo mágica, ela dá vida ao doutor Emmet Brown bem em frente aos nossos olhos, construindo o corpo com um pouco de arame e com alguns outros ingredientes. E como se já não fosse o suficiente, para evitar que nosso amigo doutor acompanhe Marty McFly por aí totalmente pelado, ela acrescenta algumas roupas bem realistas.

Nem tenho palavras, eu que não consigo fazer direito nem mesmo aquelas cobrinhas de massinha. Incrível, não é?

[ via technabob ]

Clozemaster: Uma forma ¡genial! de aprender idiomas

Tenho estudando espanhol por conta própria desde o final de 2016, e estou sempre em busca de novas ferramentas e recursos que me permitam agregar alguna cosa a mi parco conocimento del idioma. Às vezes encontro coisas realmente interessantes e decido compartilhá-las por aqui. Foi o caso, esta semana, quando me deparei com o Clozemaster, site que permite o aprendizado de uma série de idiomas e cujo nome vem da técnica de cloze tests, conceito que eu já havia mencionado em 2016, ao falar sobre outra ferramenta muito interessante, o Readlang.

Cloze tests — cujo nome deriva da palavra inglesa closure — são exercícios, testes ou avaliações compostas por um trecho de texto onde certas palavras são removidas e um participante é convidado a preencher as lacunas. Este tipo de abordagem requer que se entenda tanto o contexto quanto o vocabulário para que as lacunas destes textos sejam preenchidas com as palavras corretas. De acordo com a Wikipedia, aliás, este tipo de exercício é muito comumente aplicado ao aprendizado de um segundo (ou terceiro, no meu caso) idioma.

A proposta do Clozemaster é permitir o alcance de fluência em qualquer língua através da exposição em massa a vocabulário e de gamification, conceito que pode parecer complexo para alguns mas que nada mais é do que aplicar conceitos de jogos ou videogames à contextos que não são jogos. Isso já é comumente feito em muitos sites e aplicativos para celular, inclusive no caso de aprendizado de idiomas — dois bons exemplos são o Memrise e o Duolingo, que dão bônus e pontos por palavras acertadas e c0rretamente memorizadas. Quando se visita a página de about do Clozemaster, por sinal, depara-se com a afirmação de que o site foi criado exatamente para responder à pergunta “O que eu devo fazer depois do Duolingo?”, oferecendo uma experiência baseada em frases e aprendizagem contextual para complementar estes outros aplicativos.

O que achei interessante

A experiência de uso e de gamification do Clozemaster é mesmo bacana: Depois de entrar no site e escolher um par de idiomas (por exemplo, “estou aprendendo espanhol a partir do português“), você se sente mesmo dentro de um joguinho de celular, passando por rodadas de cloze tests. A cada rodada você se depara com frases com lacunas, e precisa tentar completá-las corretamente. Quanto mais acerta, mais pontos faz.

Falando especificamente de espanhol, o Clozemaster oferece algumas trilhas, uma delas chamada Fluency Fast Track, em que mais de 14 mil palavras podem ser apresentadas, em contexto e em ordem crescente de dificuldade.

Um pequeno parêntese nerd: Os dados usados pelo Clozemaster são obtidos de datasets do site Tatoeba, um banco de dados com frases contribuídas por voluntários nativos em várias línguas, cuja finalidade é permitir que qualquer um veja exemplos de como as palavras são usadas no contexto de uma frase do idioma desejado. Atualmente o acervo de frases em espanhol do site possui um total de mais de 280 mil palavras!

Os cloze tests podem ser apresentados de quatro formas. Em três delas, a tradução para o seu idioma nativo pode aparecer (ou não, se você configurar a ferramenta para tanto) abaixo da frase proposta. A primeira das formas é a múltipla escolha: Você visualiza a frase e em seguida escolhe a palavra que a completa. Se acertar, ganha 4 pontos e, uma vez que a frase fica completa, você a ouve, graças a um text to speech gerado pelo Google.

Outra forma de interagir com os cloze tests é se você digitar as respostas. Este é um modo um pouco mais difícil para mim, pois ainda estou muito cru com relação ao idioma. Ainda assim, por se tratar de frases do cotidiano que têm seu grau de dificuldade aumentado gradativamente, vale à pena tentar. A ferramenta avisa que você está quase lá se digitou errado — na imagem abaixo, por exemplo, errei a palavra por 2 letras, e você pode até mesmo desistir no meio do cloze test atual e ter múltiplas escolhas apresentadas. A única questão envolvida é o gamification: Se você acerta a grafia, leva 8 pontos, ao passo que, se desiste e vai para múltipla escolha, volta a computar apenas os 4 pontos de antes.

Uma forma diferente de fazer os testes é por áudio, modalidade chamada pela aplicação de Cloze-Listening. A interface, como se pode notar abaixo, é exatamente a mesma que no primeiro caso que ilustrei. A única diferença é que você ouve uma frase antes de poder escolher a alternativa que corresponde à resposta correta. A pontuação atribuída ao jogador, neste caso, também é padrão, fazendo com que sejam somados mais 4 pontos. Há uma coisa importante, no entanto: Você só pode ouvir uma rodada gratuitamente por dia na versão gratuita. Pagar por mês ou por ano libera áudio ilimitado.

Finalmente, há um modelo de interação chamado de Cloze-Reading. A partir de artigos da Wikipedia em espanhol, são gerados múltiplos parágrafos com múltiplas sentenças, cada qual com uma lacuna em que se deve completar a palavra que falta. Uma vez que todos os parágrafos do texto sejam concluídos, a pontuação resultante — novamente 4 pontos por acerto — é acrescida ao total que você já possui. Neste tipo de interação, no entanto, as palavras completadas não são acrescidas àquelas que já foram apresentadas nos outros modelos de cloze test, ou seja, não afetam seus índices de palavras conhecidas, dominadas ou para revisão.

Conforme cada rodada de cloze tests chega ao final, estatísticas são exibidas. Elas coroam o gamification, demonstrando a pontuação obtida, o tempo total para conclusão da rodada, o número de palavras novas que foram apresentadas, aquelas que foram respondidas correta ou incorretamente e quantas estão prontas para serem revisadas. Para conseguir estimular a competitividade que existe em cada um de nós, também são mostrados o progresso atual, o número de pontos que faltam para que você seja promovido para um nível superior e seu posicionamento no ranking geral de usuários — estou atrás de muita gente. Mesmo.

Além dos cloze tests que são a alma do site, acho válido citar ainda um recurso que considero fundamental neste tipo de aplicação: A revisão do que foi aprendido. No caso do Clozemaster, as frases são revisitadas utilizando-se o conceito de spaced repetition, aqui novamente se assemelhando ao que ocorrem no Memrise. Os intervalos padrão são de 1, 10, 30 e 180 dias, baseados no número de vezes em que as frases são completadas corretamente em sequência, indicando, desta forma, seu nível de domínio da mesma. Para padronizar estes intervalos, é preciso pagar para liberar recursos pro.

Concluindo meu texto, considero o Clozemaster uma grata surpresa: A versão paga do site custa 60 dólares por ano, ou 8 dólares por mês, mas o número de recursos que são oferecidos gratuitamente é bem amplo e interessante, permitindo que alguém como eu consiga prosseguir com seus estudos de idiomas por conta própria, como complemento a outros recursos. Tecnicamente falando, vi um excelente uso combinado de uma série de tecnologias atualmente disponíveis, que produziu uma ferramenta muito agradável de usar, em que se parece estar às voltas com um verdadeiro passatempo. ¡Genial!