Quer ajudar seu filho com a tarefa? Use kanban!

O tempo passa muito depressa mesmo: Meu filho mais velho chegou à sexta série no colégio em que estuda. Trata-se de uma fase em que a quantidade de matérias que a escola repassa a ele e seus colegas triplica ou quadriplica, atingindo proporções nunca antes enfrentadas por ele.

Como se adaptar à uma mudança na quantidade de tarefas e obrigações que precisam ser concluídas pode levar um certo tempo, é mais do que natural que, ao longo do processo, algumas das tarefas por fazer acabem sendo esquecidas: Se nós, adultos, já estamos sujeitos a passar por isso — ao gerenciarmos algumas centenas de atividades por mês —, que dirá nossos filhos, não é mesmo?

Mas eis que, vendo meu filho em meio à um mar de trabalhos, tarefas e livros pra ler, colocando as mãos na cabeça e praticamente puxando os cabelos, resolvi tomar por base minha experiência profissional, tanto em programas de melhoria contínua e em tecnologia da informação, e ensinar pra ele — e, na verdade, pra minha esposa, um novo conceito, o kanban.

Kanban é pra comer ou passar no cabelo?

Na verdade, acredite: Nenhum dos dois.

Existem algumas definições diferentes para o termo. Vou dizer que kanban é uma palavra que tem origem no japonês (看板), que significa cartãosinalização ou o quadro onde tais cartões e sinais são afixados, e que teve origem no Sistema Toyota de Produção.

Cartões de kanban podem servir para indicar, conforme as etapas de um processo produtivo ou administrativo, onde cada produto ou informação se encontra. Quanto maior o número de cartões dentro de um dessas etapas, maior o estoque naquela etapa.

Quadro Kanban para Software

Kanban também pode ser usado para acompanhar processos de desenvolvimento de software, sendo muito eficiente para esta finalidade. Embora desenvolver software seja uma atividade de criação, diferente de processos de produção, como fazer um carro, por exemplo, o mecanismo de gestão da ferramenta ainda pode muito bem ser aplicado.

Seja qual for o processo escolhido, suas etapas podem ser representadas com uma grande flexibilidade, o que provoca o maior benefício do kanban: Representar de forma visual o trabalho que está em andamento, o que ainda não começou, o que está com problemas e, é claro, o que já acabou.

KANBAN PARA A TAREFA DA ESCOLA

Como eu disse, pensei em ensinar kanban para minha esposa e filho: A ideia é ajudar meu filho com a enorme quantidade de tarefas que ele agora tem, toda semana, depois de ter passado para o sexto ano do colégio onde estuda.

Quando se pensa em tarefas, séries de exercícios, projetos e livros que precisam ser feitos e entregues, pode ser um pouco difícil definir e priorizar todas as coisas que precisam ser feitas.

Aplicar os conceitos de kanban coloca meu filho no controle de sua própria tarefa da escola: Ele tem condição de saber exatamente o que a escola espera que seja entregue, de uma forma que é simples e que permite saber na hora quanto já foi feito em cada caso.

O segredo da aplicação do kanban está no quadro de atividades. A exemplo do que mostro no vídeo acima, no caso do meu filho, criamos um quadro básico, com três colunas, usando a lateral da parede do guarda-roupa dele. Este quadro possui uma série de post-its distribuídos em colunas que receberam o nome de to do (o que precisa ser feito), ongoing (o que está sendo feito agora) e done (o que já terminou de ser feito).

Cada post-it representa alguma coisa que ele precisa entregar ao longo do próximo período, e isso pode ser qualquer tarefa ou trabalho. Mover as tarefas que existem de uma coluna para a outra (ou seja, por exemplo, declarar que uma atividade passou a ser executada e foi para a coluna ongoing) é responsabilidade dele, à medida em que cria novas tarefas e atualiza as que já existem, concluindo-as.

Como meu filho aprendeu o conceito junto com minha esposa, todos os dias eles fazem uma espécie de reunião — uma standup meeting, emprestando o conceito que vem de desenvolvimento de software usando SCRUMO objetivo é verificar 3 pontos básicos com ele em relação às suas tarefas:

  • O que foi feito no dia anterior;
  • O que será feito hoje; e
  • Quais são os eventuais impedimentos — o que atrapalha a conseguir concluir a tarefa.

À medida que seu filho for executando e concluindo as tarefas vai acabar criando o bom hábito de, ele próprio, gerenciar sua rotina de tarefas de uma forma mais tranquila, e à prova de qualquer que seja a quantidade de matérias que ele tiver na escola.

 

 

Você sabe usar a função PROCV?

Esta vem do tempo em que eu ainda dava aula de informática — ou, pasmem, computação —, lá pelos idos do século passado. Até hoje, muitas pessoas não sabem ao certo para que serve a função PROCV do Excel: algumas delas, inclusive, trabalharam comigo, e,  como sempre procuro eesclarecer a elas os benefícios que pode proporcionar, resolvi criar um post a esse respeito por aqui.

Para que serve PROCV?

A função PROCV — que recebe este nome, na verdade, por ser uma abreviação, até onde sempre imaginei, de PROCura na Vertical — é uma das diversas funções disponibilizadas pela Microsoft no Excel para realização de pesquisas, ou busca de referências.

Quando você tem que encontrar valores que estejam em linhas de uma tabela ou de um intervalo de uma planilha — por exemplo, procurar pela idade de uma pessoa com base em um dado número de identificação, que pode ser um número de matrícula, documento, ou outra coisa qualquer, recomenda-se usar a função PROCV.

COMO EU USO?

Apesar de, como eu disse, essa história de PROCV remontar à época em que dei aula em escolas de informática, muita gente pra quem eu falo de PROCV nunca ouviu de fato falar da função.

Pensando em alcançar o maior número de pessoas que eu conseguir com alguma explicação razoável, criei um exemplo usando a versão do Excel que acompanha o Office 365, do qual possuo uma assinatura, e registrei tudo em vídeo. O resultado está no vídeo publicado acima, que eu espero que ajude você com algum aprendizado.

Aproveite, e, se quiser, comente!