em Crônicas do Cotidiano

Duas palavrinhas sobre GTD

Qualquer um que trabalha sabe o quanto é fácil acumular tarefas que precisam ser feitas.

Dia após dia, hora após hora elas vão surgindo, mais simples ou mais complexas, e a única coisa que se pode afirmar a respeito delas com toda certeza é que, caso nada seja feito, acabarão se acumulando em uma pilha enorme, tudo para que constatemos — muitas vezes tarde demais — que os prazos prometidos originalmente já estouraram, ou que ações antes importantes se tornaram urgentes num mero piscar de olhos.

De uns dois anos e meio pra cá, com minha carga de responsabilidades aumentando progressivamente no trabalho, me dei conta de que eu precisaria adotar algum tipo de mecanismo se não quisesse me ver, de uma hora pra outra, em meio a um mar de desorganização, sem conseguir fazer tudo o que era esperado de mim, e sendo cobrado por atrasos ou falta de resultados.

Após observar alguns colegas de trabalho — inclusive meus chefes ao longo dos anos — acabei por adotar um modus operandi que vem funcionando perfeitamente, e o melhor, fazendo com que eu me sinta produtivo — coisa que considero fundamental para o bom desempenho do trabalho de qualquer pessoa. Esta semana, depois de conversar com uma amiga que me dizia precisar se organizar melhor, surgiu a idéia para este artigo, pois assim posso compartilhar o que faço com mais gente.

A coisa é, realmente, muito simples: Com um caderno em mãos — o mesmo que carrego para cima e para baixo para todas as reuniões onde participo —, vou anotando, uma em cada linha, cada uma das ações que eu preciso realizar. Podem ser coisas banais, como fazer uma ligação, ou mais complexas, como planejar os próximos passos de um projeto. Não importa. Anoto tudo usando uma linha de caderno por vez, e,   frente de cada item, desenho uma caixinha, tal como um checkbox.

Na realidade, a lista de caixinhas é a lista de todas as coisas que preciso que sejam feitas, listadas em sequência e, por mais que uma lista assim seja uma das invenções mais antigas da humanidade, para mim o segredo está em como utilizá-la.

É por isso que todos os dias, ao chegar no trabalho, abro meu meu caderno e vou olhar para as tais caixinhas. Aquelas que posso resolver de imediato, resolvo. Aquelas para as quais preciso me comunicar com alguém, geram ligações, conversas de corredor ou reuniões, ou seja se desdobram em ações mais estruturadas, ou mesmo pequenos projetos. Aquelas que vão ficando muito para trás, risco e escrevo novamente na página mais recente, basicamente para me obrigar a olhar para elas, até que as resolva.

The Big Picture

Dia desses eu li sobre um camarada chamado David Allen, que criou uma metodologia chamada Getting Things Done — ou Fazendo as Coisas Acontecerem. Muita gente se refere a esta metodologia apenas como GTD. Trata-se de um conjunto de boas práticas cujo princípio fundamental, na minha opinião, vai justamente ao encontro do que eu venho fazendo há algum tempo.

Allen diz que é necessário que uma pessoa tire as tarefas que precisa fazer da cabeça, registrando tudo externamente. Fazendo isso, libera-se a mente do trabalho de ter que se lembrar de tudo o que precisa ser feito, e pode-se concentrar em fazer as tarefas. A essência da coisa é fabulosa.

Apesar de não ter lido o livro onde ele explica todos os passos para aplicar a metodologia detalhadamente (há também uma versão traduzida), a leitura da lista dos princípios básicos do Getting Things Done demonstra que tudo pode, sim, começar por uma simples lista como a que eu tenho feito ao longo dos anos.

Para mim, o que o GTD proporciona a mais são algumas técnicas para ajudar a priorizar o que deve ser feito imediatamente ou mais tarde.  Fora isso, basta realmente só acompanhar a lista para saber o que fazer a seguir, e partir para a ação, ou seja, não existe nada de abstrato no mecanismo.

Senão vejamos: Voltando   minha história com as caixinhas anotadas diretamente no caderno, tudo o que eu preciso garantir para alcançar resultados é que o maior número possível delas seja marcado com um belo X ao final de cada dia. Assim, elas me dão a sensação de tarefa realizada, de dever cumprido… e de produtividade. E, é claro, para as caixinhas que ficam em aberto de um dia para o outro, ou de um período maior para outro, sempre há como encará-las como incentivo para fechar mais pendências, o que torna a coisa uma bela diversão.

Para quem não se sente muito a vontade fazendo listas em cadernos e prefere algo diferente, pode conseguir uns modelos diversificados através do PocketMod, ou recorrer ao famoso Remember the Milk. E para quem quer mergulhar mais a fundo no GTD,  há sempre alternativas gratuitas, como o  GTD-Freeque aliás pode ser levado num pen drive, para estar sempre disponível, se necessário.

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