in Conversas aleatórias

Como melhorar as suas reuniões

always-postpone-meetings.jpgEm meio a mais um dia de trabalho nesta semana, numa breve pausa, pensei comigo mesmo: Se eu ganhasse por reunião da qual participo, estaria milionário há tempos. Vocês já se deram conta da quantidade de horas semanais que passam em reuniões no escritório?

Eu tenho passado muitas. Mais do que deveria, até.

E cada dia me parece mais claro que este meu pensamento se dá por conta de algumas das pessoas que organizam as reuniões nas quais minha presença é solicitada, uma vez que não sabem utilizar direito a poderosa ferramenta que têm nas suas mãos: Sim, as reuniões podem ser poderosos mecanismos de ação e comunicação, e acho que é pra isso que foram criadas.

Mas acho também que não é novidade pra ninguém que, para isso, elas precisam ter suas finalidades bem determinadas. Do contrário, não produzem os resultados esperados, e, ao contrário, apenas alimentam sensações do tipo “Meu Deus, lá vem mais uma daquelas reuniões que não vai servir pra nada” em cada um dos participantes.

Preso em meus pensamentos, acabei me lembrando de um artigo escrito pelo Seth Godin — um dos maiores best sellers de livros de gestão empresarial dos últimos anos — em seu blog há cerca de um mês ou menos: Nele, ele procura dividir conosco alguns pensamentos radicais a respeito de reuniões. Em suas palavras, “se você comparece a uma reunião pensando ‘esta vai ser apenas outra reunião’, então é isso o que vai acontecer, mesmo”.

Para evitar isso, procurando dar dicas para melhorar a qualidade das reuniões, ele as divide em alguns tipos:

  • Reuniões do tipo “Apenas para que todos fiquem sabendo”: Conforme Seth, este é o tipo de reunião em que uma pessoa ou um pequeno grupo delas comunica a outras pessoas o que já foi decidido e está prestes a acontecer. Este tipo de reunião deveriam ser sempre acompanhadas de material escrito, e, em muitos casos, este deve ser distribuído um dia ou dois antes da reunião. Esta deve ser muito curta, acontecer preferencialmente em um auditório e não em um círculo, e ter uma seção de perguntas e respostas no final. Até mesmo um quiz. É a hora de receber instruções, e os jogadores não devem questionar as premissas que o técnico está utilizando para realizar aquela jogada.
  • Reuniões “Qual é o seu status atual”: Este é o tipo de reunião em que cada participante precisa informar a situação atual do que estiver fazendo. Provavelmente ocorre a intervalos regulares e cada pessoa possui um tempo restrito para falar, como dois minutos cronometrados. Após resumir a sua própria situação, cada participante pode enviar seu resumo via email para um centralizador, que então distribuirá um documento, já consolidado, para todos.
  • Reuniões “O que cada um de vocês acha?”: Em terceiro lugar, Seth cita uma reunião onde qualquer um pode falar. As pessoas que não se pronunciam regularmente — e neste ponto, acrescento minha percepção pessoal ao que ele diz, de que estas são as que acatam tranqüilamente o que for deliberado por aqueles que opinam com maior freqüência, tal como em reuniões de condomínio, por exemplo — não devem ser convidadas a voltarem em oportunidades futuras. Fica óbvio que estas pessoas são boas em alguma outra atividade no escritório, então ao chamá-las para se sentar com você, você pode na verdade estar desperdiçando o tempo delas.
  • Reuniões “Precisamos decidir agora mesmo“: Estas são reuniões ad hoc – ou seja, específicas que têm uma agenda definida e que devem terminar em uma decisão final que não precise ser revisada.

Seth Godin deixa claro que estes são apenas alguns tipos de reunião que podem ser realizadas, e que cada pessoa saberá bem, se analisar direito, que estilo de reunião deve realizar para promover os melhores resultados. Ainda assim, há ainda duas coisas que ele menciona em seu artigo — embora possam parecer loucuras para alguns — que eu acho válidas.

Primeiro, todas as reuniões deveriam ser feitas com as pessoas em pé. Segundo ele nos conta, pessoas que estão em pé pensam mais rapidamente que aquelas que estão sentadas, se distraem menos e fazem com que as reuniões não durem tanto tempo. Interessante, hein?

Por fim, o último que chegar para a reunião contribui com 10 contos para o fundo do café. Este item me chamou particularmente à atenção porquê muitas das pessoas que eu conheço batem no peito para discursar sobre pontualidade, mas poucas têm alinhado os discursos com as ações.

Uma coisa é certa: Qualquer um pode tentar organizar melhor suas próprias reuniões. E agora que concluí este texto, percebo o quanto é interessante disseminar esta prática. Afinal, com isso, todos ganham.

  • http://escritatorta.em.blog.br Norberto Kawakami

    Gostei bastante do texto. Agora vamos ver se consigo colocar em prática algumas das coisas, principalmente a pontualidade. Coisa que nós brasileiros temos que aprender a cumprir…

  • http://kadu.ducz.com/ kadu

    Participo muito de reuniões também, algumas como ouvinte, outras como interventor e cheguei a conclusão que todas elas são do tipo “O que cada um de vocês acha?” que, mesmo “seguindo” uma pauta, se tornam massantes e improdutivas.

    Uma coisa que percebi é que as pessoas, por incrível que pareça, não sabem participar de uma reunião. Elas não se preparam com o material enviado com antecedência, falam sem analisar a idéia e, o pior de tudo, acham normal sair fora da pauta, pois acham que isso passa a idéia de um grupo dinâmico e com boa interação. =/

    É por estas e outras que tenho detestado participar de reuniões…

    A idéia de fazer a reunião de pé é muito boa, evita que as pessoas relaxem em demasia com os pontos de vista alheios :)